Informatie voor deelnemers

Swim to Fight Cancer Nijmegen vindt plaats op zondag 8 september 2019. Afhankelijk van je starttijd word je op een specifieke tijd verwacht op de registratielocatie in Nijmegen. In de weken voorafgaand aan Swim to Fight Cancer ontvang je daarover meer informatie op het door jou opgegeven e-mailadres.

 

Algemene voorwaarden voor deelname

Swim to Fight Cancer Nijmegen is een initiatief en programma van Fight cancer. Swim to Fight Cancer Nijmegen is geen wedstrijd.

Doelstelling van Swim to Fight Cancer Nijmegen is het genereren van aandacht en inzamelen van gelden voor het bevorderen en ondersteunen van kankeronderzoek en preventie. We willen dit bereiken met een recreatieve zwemtocht voor junioren, jeugd en volwassenen op 8 september 2019 door het water van de Spiegelwaal in Nijmegen. Swim to Fight Cancer Nijmegen kan alleen plaatsvinden als de benodigde vergunning door de Gemeente Nijmegen is verstrekt. De organisatie van Swim to Fight Cancer Nijmegen is verantwoordelijk voor de inhoud van het evenementenprogramma en de inhoud van de website Nijmegen: http://swimtofightcancer.nl/nijmegen.

 

Artikel 1. DEFINITIES

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

 

Deelnemer(s)

Zwemmers die als deelnemers aan Swim to Fight Cancer Nijmegen zijn geregistreerd bij de organisatie. Dit kunnen individuele zwemmers en zwemmers van een (business) team zijn.

 

Event

De unieke Swim to Fight Cancer Nijmegen zwemtocht van circa 1,5 kilometer en een junior/jeugd swim van 500 meter door het water van de Spiegelwaal Nijmegen op 8 september 2019.

 

Organisatie

Een onbezoldigd organisatieteam van vrijwilligers en door deze organisatie ingeschakelde bedrijven en instanties. De voorzitter en de penningmeester hebben een intentieverklaring/overeenkomst afgesloten met Stichting Fight cancer.

 

Stichting Fight cancer

Fight cancer is een jonge en eigenzinnige Stichting die fondsen werft voor KWF Kankerbestrijding. Onder het motto ‘Love life. Fight cancer’ laat zij zien dat de strijd tegen kanker resultaat oplevert en inspireert ze mensen om mee te doen. Fight cancer wil met name jonge mensen bewust maken van de noodzaak van kankerbestrijding, ze betrekken bij de strijd tegen kanker en vooral: aansporen tot actie! De opbrengsten van Fight cancer gaan via KWF Kankerbestrijding naar wetenschappelijk kankeronderzoek en -preventie. Meer informatie is te vinden op de website www.fightcancer.nl.

 

Team(s)

(Business) team(s) van maximaal vijf deelnemers van minimaal 9 jaar (geboortejaar 2010) die conform de daarvoor geldende voorwaarden als deelnemend team aan het Swim to Fight Cancer Nijmegen geregistreerd zijn bij de organisatie.

 

Junior/Jeugd swim

Voor kinderen van 9 t/m 15 jaar (geboortejaar 2004-2010) met een A en B-diploma is er een speciale juniorswim in de Spiegelwaal. De junior/jeugd swim bestaat uit een spectaculair parcours waarbij je ca. 500 meter zwemt. Jeugd t/m 15 jaar zwemt verplicht met een safeswimmer. De organisatie stelt de safeswimmers voor deze jeugdgroep ter beschikking. Jeugd vanaf 15 jaar tot 18 jaar (geboortejaar 2002-2004) die in bezit is van een A en B-diploma kan ook aan de 1500 meter swim meedoen.

 

Artikel 2. DONATIES

Swim to Fight Cancer Nijmegen kent twee geldstromen, gekoppeld aan twee bankrekeningen:

Inschrijfgelden en sponsorgelden uit de zakelijke markt, deze worden gebruikt voor de organisatie en het veilig opleveren van het event en eventuele opstartkosten voor de volgende editie;

Donatiegelden, deze komen na aftrek van de transactiekosten ten goede aan de Stichting Fight cancer. Na afloop van het event wordt het totale bedrag van de donaties openbaar gemaakt. Op de totaal-donatieteller op de homepage van www.swimtofightcancer.nl/nijmegen zal het nettobedrag aan donaties zichtbaar zijn, dat wil zeggen de donatie-opbrengsten minus de transactiekosten. Op de persoonlijke pagina van de deelnemer maken we het brutobedrag inzichtelijk. De penningmeester van de organisatie houdt toezicht op de inkomstenstroom en de kosten.

 

Artikel 3. INSCHRIJVINGEN

De inschrijvingsperiode start in april 2019 en loopt tot 8 september 2019. Er kunnen maximaal 500 deelnemers meedoen aan het event, bestaande uit individuele deelnemers en teams, tenzij de organisatie besluit om dit aantal aan te passen. De verdeling tussen individuele deelnemers en teams is aan de organisatie.

 

Deelnemers jonger dan 18 jaar kunnen alleen meedoen onder verantwoordelijkheid van hun ouder en/of verzorger en hebben de schriftelijke goedkeuring van hun ouder en/of verzorger nodig. Hiertoe dient een ouderverklaring te worden ingevuld.

 

Een inschrijving van een deelnemer of team is pas definitief wanneer het inschrijfgeld direct is betaald via iDEAL of via een overboeking binnen twee dagen na aanmelding als individuele deelnemer of aanmelding voor een team, tenzij de organisatie besluit deze termijn aan te passen.

 


 

Artikel 4. DEELNAME

Deelname aan het event is niet mogelijk zonder akkoord te gaan met de disclaimer en de algemene voorwaarden. De deelnemer wordt bij registratie op 8 september 2019 verzocht de disclaimer te ondertekenen waarbij hij/zij akkoord gaat met deelname op eigen risico. Zonder ondertekening, wordt de deelnemer uitgesloten van deelname aan het event. In deze verklaring zal in het bijzonder aandacht worden gevraagd voor risico’s gemoeid met waterkwaliteit en de risico’s van aanvaringen. Deze disclaimer wordt bij het verstrekken van de startbescheiden per e-mail elektronisch beschikbaar gesteld.

 

Inschrijfgeld

Elke individuele deelnemer vanaf 18 jaar die zich individueel inschrijft, betaalt 75 euro inschrijfgeld (inclusief btw) en spant zich in om extra donatiegeld (richtbedrag 250 euro) via zijn/ haar persoonlijke donatiepagina op te halen voor de Stichting Fight cancer.

 

Iedere deelnemer aan de junior/jeugd swim onder de 18 jaar betaalt 25 euro inschrijfgeld en spant zich in om extra donatiegeld (richtbedrag 100 euro) via zijn/haar persoonlijke donatiepagina op te halen voor de Stichting Fight cancer.

 

Het inschrijfgeld wordt direct bij inschrijving ingehouden via het betalingssysteem op de website http://swimtofightcancer.nl/nijmegen. Is de betaling niet binnen vijf dagen na inschrijving via het inschrijfformulier op de website voldaan, dan vervalt het deelnamerecht en wordt de plaats weer opengesteld voor de inschrijving.

 

Er gelden afwijkende betaaltermijnen van inschrijfgeld voor business teams, zie hieronder bij 'Bijkomende voorwaarden voor deelname via business teams'.

 

Als een individuele deelnemer vanwege familieomstandigheden of gezondheidsproblemen verhinderd is om op 8 september 2019 te verschijnen, dan zal, na overhandiging van een rechtsgeldige verklaring, het inschrijfgeld worden geretourneerd. Deelnemer dient hiertoe via info@nijmegen.swimtofightcancer.nl contact op te nemen met de organisatie.

 

Donaties

Het donatiegeld wordt rechtstreeks gedoneerd via de persoonlijke pagina van de deelnemer. Het donatiegeld kan t/m 31 december 2019 overgemaakt worden. Het donatiegeld wordt aan de deelnemer gekoppeld en komt rechtstreeks op de donatiegeldrekening. Startbewijzen mogen niet worden afgenomen om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet.

 

Leeftijd, diploma’s en licenties

Deelname aan de afstand van ca. 1500 meter is mogelijk voor:

  • Personen die de minimumleeftijd van 18 jaar (geboortejaar 2001) hebben bereikt en in het bezit zijn van een A en B-diploma;
  • Voor jeugd vanaf 15 jaar (geboortejaar 2004) eveneens in het bezit van een A en B-diploma.

Deelname aan de junior/jeugd swim van ca. 500 meter is mogelijk voor junioren/jeugd vanaf geboortejaar 2010 tot 18 jaar met een A en B-diploma.

 

Deelname aan het event is niet mogelijk voor zwangere vrouwen en mensen met gezondheidsproblemen. Aan elke deelnemer zal voor de start worden gevraagd dit te verklaren. De organisatie adviseert deelnemers uitdrukkelijk om zich in verband met de deelname aan het event sportmedisch te laten keuren.

 

Deelnemers jonger dan 18 jaar hebben schriftelijke toestemming van ouders of verzorgers nodig.

Een deelnemer is verplicht een geldig legitimatiebewijs op de dag van het event (8 september 2019) bij zich te hebben. Samen met het inschrijvingsbewijs vormt dit de toelating tot de registratielocatie

 

Zwemmers boven de 18 jaar die een gegronde reden hebben waarom ze de 1500 meter niet kunnen zwemmen, maar de 500 meter wel, dienen vooraf een mail te sturen naar info@nijmegen.swimtofightcancer.nl met een beargumenteerd verzoek om toegelaten te worden tot de 500 meter. De organisatie beslist of deze deelnemer toegelaten wordt voor de 500 meter.

 

Bijkomende voorwaarden voor deelname via business teams

Een business team bestaat uit maximaal vijf deelnemers van personen vanaf 18 jaar. Een business team betaalt 1.000 euro (exclusief btw) inschrijfgeld. Deze betaling geschiedt via de website http://swimtofightcancer.nl/nijmegen via het betalingssysteem, of via een factuur.

 

Is de betaling niet binnen veertien dagen na inschrijving via het inschrijfformulier op de website (of in geval van factuur na ontvangst factuur) volledig voldaan, dan vervalt het deelnamerecht en wordt de plaats weer opengesteld voor de inschrijving. Een business team conformeert zich, naast het voldoen van het inschrijfgeld, aan de inspanningsverplichting minimaal 250 euro per deelnemer aan donatiegelden te werven. Dit kan via de teampagina op de website van Swim to Fight Cancer Nijmegen. Donaties kunnen tot en met 31 december 2019 worden overgemaakt. Per bedrijf mogen er maximaal tien teams worden ingeschreven. Indien een bedrijf met meer teams wil participeren, dient er contact te worden opgenomen met de organisatie.

 

Business teams die de donatiegelden in één keer willen afkopen dienen contact op te nemen met de organisatie via info@nijmegen.swimtofightcancer.nl. Business teams mogen niet worden ingeschreven om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet.

 


 

Artikel 5. KLEDING

Alle deelnemers worden door de organisatie dringend en uitdrukkelijk geadviseerd een wetsuit te dragen. Wij volgen de reglementen van de KNZB waar een wetsuit dringend wordt geadviseerd <20 graden (verwacht op 8 september). Als de watertemperatuur lager is dan 18 graden Celsius, is een wetsuit voor alle deelnemers verplicht conform de KNZB-regels. Voor iedere deelnemer is het dragen van de door de organisatie verstrekte badmuts verplicht. De door de organisatie verstrekte badmuts dient tijdens de gehele route, van start tot en met finish, geheel zichtbaar gedragen te worden.

Verder adviseren wij ook een swimsafer te gebruiken in verband met de veiligheid, tenslotte zwemmen we in buitenwater en niet in een zwembad. Voor meer info hierover check de website.

 

De kleding (inclusief eventuele attributen) die door de deelnemers gedragen worden, dienen de veiligheid van de deelnemer zelf, evenals de overige deelnemers, niet in gevaar te brengen. De organisatie zal hierop toezien en de deelnemer is verplicht de aanwijzingen van de organisatie op te volgen.

 

Artikel 6. VOORBEHOUD WIJZIGINGEN

De organisatie behoudt zich het recht voor om te allen tijde wijzigingen aan te brengen in het programma van het event Swim to Fight Cancer Nijmegen. De organisatie behoudt zich het recht voor om bij onverwacht slecht weer of onvoorzienbare omstandigheden het event te annuleren of uit te wijken naar een alternatieve locatie of alternatieve starttijd/datum. Inschrijfgelden worden bij annulering retour gestort onder aftrek van gemaakte kosten door de organisatie en kosten voor het betalingsverkeer. Donatiegelden komen ten goede aan de Stichting Fight cancer en worden niet gerestitueerd bij het annuleren of verplaatsen van het event.

 

Artikel 7. AANSPRAKELIJKHEID

Deelname aan het event is te allen tijde geheel op eigen risico. Zowel de organisatie als ook de sponsorende bedrijven zijn op geen enkele manier aansprakelijk voor enig letsel of enige schade van de deelnemers of nabestaande(n) van welke aard dan ook, met inbegrip van directe, bijzondere, indirecte of gevolgschade, die zou kunnen ontstaan of ontstaan is vooraf, tijdens of na afloop van bezoek aan of deelname aan het event of op of tijdens de side-events, tenzij deze schade het directe gevolg is van aan de organisatie toe te rekenen opzet of grove schuld. De organisatie is niet aansprakelijk voor enige schade, hoe dan ook genaamd, die derden mochten lijden als gevolg van een aan een deelnemer of team toe te rekenen handelen of nalaten met betrekking tot het event. Iedere deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen schade aangebracht aan anderen en/of eigendommen van anderen. De aangewezen verzekering hiervoor is een Aansprakelijkheidsverzekering Particulier (AVP). Daarnaast dient de deelnemer te beschikken over een adequate reis- en ziektekostenverzekering. De deelnemer dient verzekerd te zijn voor deelname aan een sportieve prestatie. Indien de verzekeringsmaatschappij van de deelnemer dit heeft uitgesloten dan dient de deelnemer zich hiervoor apart te verzekeren.

 

Artikel 8. PORTRETRECHT

Deelnemer verleent bij voorbaat toestemming aan de organisatie en zijn partners en sponsoren voor openbaarmaking en verveelvoudiging van tijdens of rond het event gemaakte foto’s en beeldmateriaal en dergelijke, waarop de deelnemer zichtbaar is al dan niet inclusief zijn/haar naam en/of zijn/haar stem, voor promotionele doeleinden van de organisatie, zonder daarvoor een vergoeding te ontvangen.

 

Artikel 9. PERSOONSGEGEVENS

Van alle deelnemers zullen persoonsgegevens worden verwerkt door de organisatie, voor zover deze verwerking nodig is voor de organisatie van het event. Alle persoonsgegevens worden door de organisatie conform de vereisten van Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verwerkt en vertrouwelijk behandeld. De personen die bij de verplichte invulvelden hebben aangegeven akkoord te gaan met een eenmalige benadering door derden, kunnen door de partners/sponsors van het event voor marketingdoeleinden éénmalig benaderd worden.

 

Inschrijvers hebben te allen tijde het recht op inzage in, en verwijdering van hun persoonlijke gegevens door contact op te nemen met de organisatie. Voor sommige persoonsgegevens kan het zo zijn dat de organisatie wettelijk verplicht is deze te bewaren. Voor deze persoonsgegevens geldt dat de organisatie deze niet op verzoek kan wijzigen en/of verwijderen.

 

Artikel 10. VEILIGHEID

De deelnemer is gehouden om iedere aanwijzing van de organisatie op te volgen.

 

Artikel 11. OVERIGE

In geval van onduidelijkheid in en/of onvolledigheid van deze voorwaarden, besluit de organisatie wat de handelwijze moet zijn.

 

VRAGEN?

Hebt u nog vragen? Mail dan naar info@nijmegen.swimtofightcancer.nl.