Deelnemers reglement

Deelnemersinfo

Swim to Fight Cancer Haarlem vindt plaats op zondag 19 september 2021. Afhankelijk van je starttijd word je op een specifieke tijd verwacht op de startlocatie in Haarlem. In de weken voorafgaand aan Swim to Fight Cancer ontvang je daarover meer informatie op het door jou opgegeven e-mailadres.

Doelstelling van Swim to Fight Cancer Haarlem is het genereren van aandacht en inzamelen van gelden ten behoeve van het bevorderen en ondersteunen van kankeronderzoek en preventie. We willen dit bereiken middels een zwemtocht van twee kilometer op 19 september 2021 door het water van het Spaarne in Hartje Haarlem.

Swim to Fight Cancer Haarlem is een initiatief en programma van Stichting Fight Cancer.
Swim to Fight Cancer Haarlem is geen officiële wedstrijd. Nadere informatie over het evenement Swim to Fight Cancer Haarlem is te vinden op: http://haarlem.swimtofightcancer.nl

 

Algemene voorwaarden voor deelname aan de Swim to Fight Cancer Haarlem

Artikel 1. Definities

1.1       In deze deelnamevoorwaarden wordt verstaan onder:

Deelname Voorwaarden: de onderhavige deelname voorwaarden inclusief aangepaste versies daarvan die op de deelname aan het Event van toepassing zijn en door Deelnemer bij inschrijving voor het Event zijn geaccepteerd.

Deelnemer(s): Zwemmers die als deelnemers aan Swim to Fight Cancer Haarlem zijn geregistreerd bij de Organisatie. Geregistreerde deelnemers zijn: individuele personen zijnde volwassenen en/of minderjarigen. NB. Een niet geregistreerde deelnemer, is dus geen deelnemer en kan niet deelnemen aan de Swim to Fight Cancer Haarlem.

Het Event bestaat uit de volgende onderdelen:

Individuele afstand 2 kilometer: de Deelnemers zwemmen individueel een afstand van 2 kilometer. Inschrijving is mogelijk voor volwassenen, kinderen vanaf 16 jaar met tenminste een zwem B-diploma en KNZB-licentie en business teams.

Organisatie: een onbezoldigd kernteam van ondernemers en door deze organisatie ingeschakelde bedrijven en instanties verbonden aan Stichting Fight Cancer.

Stichting Fight Cancer: Fight cancer is een jonge en eigenzinnige Stichting voor jongvolwassenen (18-45) die fondsen werft voor KWF Kankerbestrijding. Onder het motto ‘Love life. Fight cancer.’ laat zij zien dat de strijd tegen kanker resultaat oplevert en inspireert ze mensen om mee te doen. Fight cancer wil jonge mensen bewust maken van de noodzaak van kankerbestrijding, ze betrekken bij de strijd tegen kanker en vooral: aansporen tot actie! De opbrengsten van Fight cancer gaan via KWF Kankerbestrijding naar wetenschappelijk kankeronderzoek en preventie. Meer informatie is te vinden op de website  www.fightcancer.nl

Artikel 2. Inschrijving

2.1       De inschrijvingsperiode start op 18 juni 2021 en sluit op 1 augustus 2021.

2.2       Een inschrijving van een Deelnemer is pas definitief (i) wanneer het inschrijfgeld direct is betaald via iDEAL of via een overboeking binnen twee dagen na aanmelding van de Deelnemers en  Teams, tenzij de Organisatie besluit deze termijn aan te passen en (ii) het minimum donatiegeld van EUR 250,- twee weken voor de startdatum van het Event is behaald. Indien en voor zover de Deelnemer het minimum bedrag aan donatiegeld niet heeft behaald dan heeft de Organisatie het recht om de inschrijving te annuleren. In geval van annulering heeft de Deelnemer geen recht op restitutie van het inschrijfgeld en het donatiegeld.

2.3       De inschrijving is strikt persoonlijk en niet overdraagbaar.

Leeftijd, diploma’s en licenties

2.4       Deelname aan de individuele afstand van 2 kilometer is uitsluitend mogelijk voor kinderen vanaf 16 jaar die in het bezit zijn van tenminste B-diploma en KNZB-licentie en voor volwassenen.

2.5       Deelnemers jonger dan 18 jaar kunnen alleen meedoen onder verantwoordelijkheid van hun ouder en/of verzorger en behoeven de schriftelijke goedkeuring van hun ouder en/of verzorger. Hiertoe dient een 'ouderverklaring' te worden ingevuld. Klik voor de verklaring voor individuele deelname hier en voor de estafette hier [LINK naar ouderverklaring].

2.6       De Deelnemer verklaart zich bekend met het feit dat deelname aan het Event een goede gezondheid in zowel psychische als fysieke zin vereist, en verklaart dat hij/zij aan deze eis voldoet en dat hij/zij zich door training en anderszins voldoende heeft voorbereid op het Event. De Organisatie adviseert de Deelnemer zich in verband met de deelname aan het Event sportmedisch te laten keuren.

2.7       Een Deelnemer is verplicht een (kopie van een) geldig legitimatiebewijs op de dag van het Event bij zich te hebben. Tezamen met het inschrijvingsbewijs vormt dit de toelating tot de registratielocatie op de dag van het Event.

Artikel 3. Deelname/ inschrijfgeld/ donaties

3.1       Deelname aan het Event is niet mogelijk zonder akkoord te gaan met de Deelname Voorwaarden en indien de Deelnemer jonger is dan 18 jaar met een door ouder/ verzorger ingevulde ouderverklaring. Zonder het aanvinken van de Deelname Voorwaarden en -indien van toepassing- de ouderverklaring, wordt de Deelnemer uitgesloten van deelname aan het Event.

3.2       Startbewijzen mogen niet worden afgenomen om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet. Startbewijzen zijn persoonlijk en niet overdraagbaar.

Inschrijfgeld

3.3       Elke Deelnemer vanaf 12 jaar die zich individueel inschrijft, betaalt 75 euro inschrijfgeld (inclusief btw) en spant zich in om donatiegeld (minimumbedrag 250 euro) via zijn/haar persoonlijke donatiepagina op te halen voor de Stichting Fight Cancer.

3.4       Indien de Deelnemer het minimum donatiegeld heeft behaald krijgt de Deelnemer een SWIM TO GO en is Deelnemer definitief ingeschreven. 

3.5       Het inschrijfgeld wordt direct bij inschrijving ingehouden via het betalingssysteem op http://haarlem.swimtofightcancer.nl (de “website”). Is de betaling niet binnen vijf dagen na inschrijving via het inschrijfformulier op de website voldaan, dan vervalt het deelnamerecht en wordt de plaats weer opengesteld voor de inschrijving. Er gelden afwijkende betaaltermijnen van inschrijfgeld voor Teams, zie hieronder bij “Bijkomende voorwaarden voor deelname via Teams.

3.6       Is een individuele Deelnemer vanwege familieomstandigheden of gezondheidsproblemen verhinderd om op 19 september 2021 te verschijnen, dan zal, na overhandiging van een rechtsgeldige verklaring, het inschrijfgeld worden geretourneerd. Deelnemer dient hiertoe via info@haarlem.swimtofightcancer.nl contact op te nemen met de Organisatie. De donatiegelden van de Deelnemer komen ten goede aan Stichting Fight Cancer.

  Bijkomende voorwaarden voor deelname via Teams (business teams).

3.7       Een Businessteam bestaat uit maximaal vier Deelnemers van personen ouder dan 16 jaar. Dit zijn collega’s die namens een bedrijf meedoen aan het Event.

3.8       Een Businessteam betaalt 1.000 Euro (exclusief btw) inschrijfgeld. Deze betaling geschiedt via de website http://haarlem.swimtofightcancer.nll via het betalingssysteem, of via een factuur. Is de betaling niet binnen veertien dagen na inschrijving via het inschrijfformulier op de website (of in geval van factuur na ontvangst factuur) (volledig) voldaan, dan vervalt het deelnamerecht en wordt de plaats weer opengesteld voor de inschrijving.

3.9       Een Businessteam conformeert zich, naast het voldoen van het inschrijfgeld, aan de inspanningsverplichting minimaal 250 Euro per Deelnemer aan donatiegelden te werven. Dit kan via de teampagina op de website van Swim to Fight Cancer Haarlem. Donaties kunnen tot en met 1 oktober 2021 worden overgemaakt. Pas als dit bedrag binnen is ontvangt de Deelnemer een SWIM TO GO.

3.10     Businessteams mogen niet worden ingeschreven om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet.

Artikel 4. Wetsuit/ badmuts/ waterschoenen

4.1       Alle Deelnemers worden door de Organisatie verplicht een wetsuit te dragen.
Voor iedere Deelnemer is het dragen van de door de Organisatie verstrekte badmuts verplicht. De door de Organisatie verstrekte badmuts dient tijdens de gehele route, van start tot en met finish, geheel zichtbaar gedragen te worden. De Organisatie verplicht alle Deelnemers waterschoenen te dragen in verband met ondiepe stukken van 1.40 m in de binnenstad. De Organisatie heeft het recht de Deelnemer van deelname aan het Event uit te sluiten indien de Deelnemer zich niet aan deze verplichte voorschriften houdt.

4.2       De kleding (inclusief eventuele attributen) die door de Deelnemers gedragen worden, dienen de veiligheid van de Deelnemer zelf, alsmede de overige Deelnemers, niet in gevaar te brengen. De Organisatie zal hierop toezien en de Deelnemer is verplicht de aanwijzingen van de Organisatie op te volgen.

Artikel 5. Donaties

5.1       Het Event kent twee geldstromen, gekoppeld aan twee bankrekeningen:

(i)         Inschrijfgelden en donatiegelden uit de zakelijke markt, deze worden gebruikt voor de organisatie en het veilig opleveren van het Event en eventuele opstartkosten voor het komend jaar;

(ii)        Donatiegelden, deze komen met aftrek van de transactiekosten ten goede aan de Stichting Fight Cancer en gaan via KWF Kankerbestrijding naar wetenschappelijk kankeronderzoek en preventie. Na afloop van het evenement wordt het totale bedrag van de donaties openbaar gemaakt.

5.2       Op de totaal-donatieteller op de homepage van www.haarlem.swimtofightcancer.nl zal het netto bedrag aan donaties zichtbaar zijn, dat wil zeggen de donatie opbrengsten minus de transactiekosten. Op de persoonlijke pagina van de Deelnemer maken we het bruto bedrag inzichtelijk.

5.3       De penningmeester van de Organisatie houdt toezicht op de inkomstenstroom en de kosten.

5.4       De Organisatie maakt na afloop van het Event openbaar hoeveel donatiegeld er is opgehaald met het Event en rapporteert aan welke projecten het donatiegeld wordt toegekend.

5.5       Het donatiegeld wordt rechtstreeks gedoneerd via de persoonlijke pagina van de Deelnemer aan de Stichting Fight Cancer. Het donatiegeld kan tot en met 15 december 2021 overgemaakt worden. Het donatiegeld wordt aan de Deelnemer gekoppeld en komt rechtstreeks op de donatiegeldrekening van de Organisatie.
 

Artikel 6. Voorbehoud wijzigingen/ annulering Event

6.1       De Organisatie behoudt zich het recht voor om te allen tijde wijzigingen aan te brengen in het programma van het Event.

6.2       De Organisatie behoudt zich het recht voor om bij onverwacht slecht weer, onvoorzienbare omstandigheden, overmachtsituaties of slechte waterkwaliteit het Event te annuleren of uit te wijken naar een alternatieve locatie, aangepast event of alternatieve starttijd /datum. In deze gevallen kunnen de Deelnemer of de Team(s) geen aanspraak maken op vergoeding van eventueel daardoor gemaakte kosten en/of geleden schade.

6.3       In beginsel worden inschrijfgelden bij annulering niet gerestitueerd. Donatiegelden komen ten goede aan de Stichting Fight Cancer, direct, of na afloop van het volgende Event Swim to Fight Cancer Haarlem en worden niet gerestitueerd bij het annuleren of verplaatsen van het Event

Artikel 7. Aansprakelijkheid

7.1       Deelname aan het Event geschiedt voor eigen risico.

7.2       De Organisatie en de Stichting Fight Cancer zijn niet aansprakelijk voor enige schade, met inbegrip van directe, bijzondere, indirecte of gevolgschade, die zou kunnen ontstaan of ontstaan is vooraf, tijdens of na afloop van bezoek aan of deelname aan het Event of op of tijdens de side events, die de Deelnemer en/of zijn/ haar nabestaande(-n) mocht lijden als gevolg van de deelname aan het Event, tenzij de schade het directe gevolg is van aan de Organisatie en/of Stichting Fight Cancer toe te rekenen opzet of grove schuld. Deze uitsluiting van aansprakelijkheid geldt ook voor ernstige schadesoorten zoals alle mogelijke schadesoorten als gevolg van letsel of overlijden. De Organisatie en/of Stichting Fight Cancer zijn nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder begrepen maar daartoe niet beperkt loonkosten en ziektekosten, gederfde omzet of winst ongeacht de wijze waarop deze schade is ontstaan.

7.3       Indien ondanks het bepaalde in artikel 7.2 van deze Deelname Voorwaarden aansprakelijkheid voor schade van de Deelnemer en/of zijn/ haar nabestaanden aangenomen wordt dan is de aansprakelijkheid van Organisator en/of Stichting Fight Cancer beperkt tot ten hoogste het bedrag dat de verzekeraar van Stichting Fight Cancer ter zake van die schade uitkeert, met dien verstande dat in het geval van ontbreken van verzekeringsdekking de aansprakelijkheid beperkt is tot een bedrag van maximaal 25 Euro per schadeveroorzakende gebeurtenis per Deelnemer.

7.4       De Organisatie en/of Stichting Fight Cancer zijn niet aansprakelijk voor enige schade, hoe dan ook genaamd, die derden mochten lijden als gevolg van een aan een Deelnemer of Team toe te rekenen handelen of nalaten met betrekking tot het Event.

7.5       De Deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen schade aangebracht aan anderen en/of eigendommen van anderen. De Deelnemer vrijwaart de Organisatie en Stichting Fight Cancer voor aansprakelijkheid voor schade die derden mochten lijden als gevolg van een aan een Deelnemer toe te rekenen handelen of nalaten met betrekking tot het Event. De aangewezen verzekering hiervoor is een Aansprakelijkheidsverzekering Particulier (AVP). Daarnaast dient de Deelnemer te beschikken over een adequate reis- en ziektekostenverzekering.

7.6       De Deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen het risico van schade die hij/zij of een nabestaande mocht lijden ten gevolge van zijn/ haar overlijden, letsel of ziekte veroorzaakt door zijn/ haar deelname aan het Event.

7.7       De Deelnemer dient verzekerd zijn voor deelname aan een sportieve prestatie. Indien de verzekeringsmaatschappij van de Deelnemer dit heeft uitgesloten dan dient de Deelnemer zich hiervoor apart te verzekeren.

7.8       De Organisatie en Stichting Fight Cancer zijn niet aansprakelijk voor verloren kledingstukken of andere eigendommen van Deelnemers. Dat geldt ook voor zaken die achtergelaten zijn in de door de Organisatie ter beschikking gestelde kleedaccommodatie of kledinginname/ garderobe.

Artikel 9. Portretrecht/ intellectuele eigendomsrechten

9.1       Deelnemer verleent bij voorbaat toestemming aan de Organisatie en zijn partners en sponsoren voor openbaarmaking en verveelvoudiging van tijdens of rond het Event gemaakte foto’s en beeldmateriaal en dergelijke, waarop de Deelnemer zichtbaar is al dan niet inclusief zijn/haar naam en/of zijn/haar stem, en/of het merk van zijn/haar Businessteam voor promotionele doeleinden van de Organisatie, zonder daarvoor een vergoeding te ontvangen.


Artikel 10. Persoonsgegevens

10.1     De door een Deelnemer verstrekte persoonsgegevens worden door de Organisatie opgenomen in een bestand. Door deelname aan en/of inschrijving voor een Event verleent een Deelnemer toestemming aan de Organisatie tot verwerking en gebruik van de persoonsgegevens voor het verzenden van informatie aan de Deelnemer in verband met het Event en daaraan gerelateerde side-events als ook voor volgende edities van het Event. Alle persoonsgegevens worden door de organisatie conform de vereisten van Algemene Verordening Gegevensbescherming verwerkt en vertrouwelijk behandeld. Deelnemer verleent door inschrijving voor het Event en acceptatie van de Deelname Voorwaarden toestemming aan de Organisatie tot openbaarmaking en verveelvoudiging van zijn naam en wedstrijdresultaten alsmede het gebruik van de beelden en opnamen, bijvoorbeeld voor marketingdoeleinden door middel van publicatie in promotionele foto’s, video’s en/of posters, in dagbladen en via internet. Op de verwerking van persoonsgegevens door of vanwege de Organisator is tevens het Privacy Statement van Organisator van toepassing.

10.2     Inschrijvers hebben ten allen tijde het recht op inzage in, en verwijdering van hun persoonlijke gegevens door contact op te nemen met de Organisatie. Voor sommige persoonsgegevens kan het zo zijn dat de Organisatie wettelijk verplicht is deze te bewaren. Voor deze persoonsgegevens geldt dat de Organisatie deze niet op verzoek kan wijzigen en/of verwijderen.

Artikel 11. Veiligheid

11.1     De Deelnemer is gehouden om iedere aanwijzing van de Organisatie en de veiligheids- en hulpdiensten op te volgen. De Organisatie behoudt zich het recht voor om een Deelnemer van deelname aan het Event uit te sluiten indien en voor zover de Deelnemer zich niet aan de aanwijzingen van de Organisatie en de veiligheids- en hulpdiensten houdt.

Artikel 12. Toepasselijk recht en geschillen

12.1     Op de overeenkomst en alle rechtsbetrekkingen die tussen de Organisatie enerzijds en de Deelnemer anderzijds mochten ontstaan, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

12.2     In geval van geschillen, voortvloeiend uit (de deelname aan) het Event of uit daaruit voortvloeiende rechtsbetrekkingen, zullen partijen allereerst in overleg treden teneinde dit geschil langs minnelijke weg te beëindigen. Indien partijen daar niet in slagen, zal een geschil als hiervoor bedoeld exclusief worden beslecht door de bevoegde rechter van de vestigingsplaats van de Organisatie. 

Artikel 13. Overige bepalingen

13.1     In geval van onduidelijkheid in en/of onvolledigheid van deze voorwaarden, besluit Organisatie wat de handelwijze moet zijn.

Artikel 14. COVID-19

  • Houd minimaal 1,5 meter afstand(2 armlengtes) van anderen.
  • Hoest en nies in de binnenkant van uw elleboog.
  • Schud geen handen.
  • Was uw handen.
    • 20 seconden lang met water en zeep, daarna handen goed drogen.
    • Voordat u naar buiten gaat, als u weer thuis komt, als u uw neus heeft gesnoten, en natuurlijk voor het eten en nadat u naar de wc bent geweest.

 

Thuisblijven bij klachten

  • Heeft u milde klachten, zoals neusverkoudheid, loopneus, niezen, keelpijn, lichte hoest of verhoging tot 38 graden Celsius? En/of heeft u plotseling verlies van reuk of smaak? Blijf thuis, laat u testen

VRAGEN?

Heeft u nog vragen? Mail dan naar info@haarlem.swimtofightcancer.nl