Deelnemers reglement

Deelnemersreglement

Swim to Fight Cancer Eindhoven is een initiatief en programma van de Stichting Fight cancer. Swim to Fight Cancer Eindhoven is geen (officiële) wedstrijd.

Doelstelling van Swim to Fight Cancer is het genereren van aandacht voor en het inzamelen van gelden ten behoeve van kankeronderzoek en preventie. We willen dit onder andere bereiken middels de Swim to Fight Cancer Eindhoven zwemtocht van ca 2000 meter door het water van het Eindhovens Kanaal op zondag, 15 september 2019.  

Voorbehoud: Swim to Fight Cancer Eindhoven kan alleen plaatsvinden als de benodigde vergunning door de Gemeente Eindhoven is verstrekt.

De Stichting Fight cancer is eindverantwoordelijk voor Swim to Fight Cancer Eindhoven maar zal gedragen worden door het Kernteam van Swim to Fight Cancer Eindhoven . Het is een gedeelde verantwoordelijkheid waarbij ter goeder trouw wordt samengewerkt. Zowel voorzitter als penningmeester tekent een intentieovereenkomst. Het Kernteam van Swim to Fight Cancer Eindhoven is verantwoordelijk voor de inhoud van het programma, maar ook voor het bijhouden van www.swimtofightcancer.nl/eindhoven.

Artikel 1. DEFINITIES

In dit Deelnemers Reglement wordt verstaan onder:
Deelnemer(s): Zwemmers die als deelnemer aan het Swim to Fight Cancer Eindhoven evenement geregistreerd zijn bij de Organisatie. Dit zijn:

  • Individuele zwemmers,
  • Zwemmers van een Bedrijventeam,
  • Zwemmers van een Vriendenteam,
  • Zwemmers die deelnemen aan de Kids Swim,
  • Zwemmers die deelnemen aan de Buddy Swim.

Deelname aan het evenement is uitsluitend mogelijk voor natuurlijke personen die de door de Organisatie vastgestelde minimumleeftijd van 16 jaar hebben bereikt.
Deelname aan de Kids Swim is uitsluitend mogelijk voor kinderen die de door de Organisatie vastgestelde leeftijd hebben van 10 t/m 15 jaar en vergezeld worden door een begeleider welke de door de Organisatie vastgestelde minimumleeftijd van 18 jaar heeft bereikt. Met in acht name van de veiligheidsrisico’s kan hier van af worden geweken.

Evenement: De unieke Swim to Fight Cancer Eindhoven zwemtocht van ca. 2000 meter door het water van het Eindhovens Kanaal op zondag, 15 september 2019.
Organisatie: Onder Organisatie wordt verstaan het organiserend comité van Swim to Fight Cancer Eindhoven, kernteamleden, vrijwilligers en door organisatie ingeschakelde bedrijven en instanties.
Stichting Fight cancer: Fight cancer is een jonge en eigenzinnige Stichting voor jongvolwassenen (18-45) die fondsen werft voor KWF Kankerbestrijding. Onder het motto ‘Love life. Fight cancer.’ laat zij zien dat de strijd tegen kanker resultaat oplevert en inspireert ze mensen om mee te doen. Fight cancer wil jonge mensen bewust maken van de noodzaak van kankerbestrijding, ze betrekken bij de strijd tegen kanker en vooral: aansporen tot actie! De opbrengsten van Fight cancer gaan via KWF Kankerbestrijding naar wetenschappelijk kankeronderzoek en preventie. Meer informatie is te vinden op de website http://www.fightcancer.nl
Bedrijven team(s): Team(s) van maximaal 5 Deelnemers dat/die conform de daarvoor geldende voorwaarden als deelnemend team aan het Swim to Fight Cancer Eindhoven evenement geregistreerd zijn bij de organisatie.
Vrienden team(s): Team(s) dat/die conform de daarvoor geldende voorwaarden als deelnemend team aan het Swim to Fight Cancer Eindhoven evenement geregistreerd zijn bij de organisatie.
Kids Swim: Evenement als onderdeel van Swim to Fight Cancer Eindhoven is een zwemtocht waarbij kinderen in de leeftijdscategorie 10 t/m 15 jaar, al dan niet onder begeleiding van een natuurlijk persoon die de door de organisatie vastgestelde minimumleeftijd van 18 jaar heeft bereikt, een verkorte route (500m voor recreatie-zwemmers of 1000m voor geoefende zwemmers) zwemmen door het Eindhovens Kanaal.

Buddy Swim: Evenement als onderdeel van Swim to Fight Cancer Eindhoven is een zwemtocht waarbij de deelnemer de door de Organisatie vastgestelde miniumleeftijd van 16 jaar heeft bereikt. De Buddy Swim is bedoeld voor mensen die graag hun steentje willen bijdragen aan Fight cancer en op zondag 15 september mee willen zwemmen, maar vanwege hun gezondheid niet in staat zijn om de volledige 2000 meter af te leggen. Deze zwemmers kunnen samen met een Buddy deelnemen. Dit tweetal zwemt samen het parcours tot het punt waarop zij gezamenlijk inschatten nog veilig de eindstreep te kunnen halen. Hier keren zij en zwemmen naar de Finish. De Buddy blijft te allen tijde bij de zwemmer, maar de Eindhovense Reddingsbrigade is uiteraard alert en kan op elk gewenst moment ondersteuning bieden. 

Artikel 2. DONATIES

Swim to Fight Cancer Eindhoven kent twee geldstromen, gekoppeld aan twee aparte bankrekeningen:
Inschrijfgelden en sponsorgelden uit de zakelijke markt, deze worden gebruikt voor de organisatie en het veilig opleveren van het Evenement, en eventuele opstartkosten voor het komende jaar;
Donatiegelden, deze komen met aftrek van de transactiekosten ten goede aan de Stichting Fight cancer.
Na afloop van het evenement wordt het totale bedrag van de donaties openbaar gemaakt.

Het lidmaatschap van het Kernteam van Swim to Fight Cancer Eindhoven is een onbezoldigde functie. Het Rechtspersonen Samenwerkingsverbanden Informatie Nummer (RSIN) van de Stichting Fight cancer is 852969284.
Op de totaal-donatieteller op de homepage van www.swimtofightcancer.nl zal het bruto bedrag aan donaties zichtbaar zijn, dat wil zeggen dat de fee kosten nog van de donatie opbrengsten af gaan. Ook op de persoonlijke pagina van de Deelnemer maken we het bruto bedrag inzichtelijk.
De penningmeester van Swim to Fight Cancer Eindhoven behoudt toezicht op de inkomstenstroom en de kosten van de lopende rekening.
Swim to Fight Cancer Eindhoven maakt na afloop van het Evenement openbaar hoeveel donatiegeld er is opgehaald met het Evenement en rapporteert aan welke projecten het donatiegeld uiteindelijk wordt toegekend.
De Belastingdienst heeft de Stichting Fight cancer aangemerkt als Algemeen Nut Beogende Instelling, waarmee wij de ANBI status hebben verkregen. Dit levert fiscaal voordeel op: Donateurs van een ANBI mogen hun giften aftrekken van de inkomsten- of vennootschapsbelasting en Stichting Fight cancer hoeft over donaties geen schenkingsrecht te betalen. Dat betekent dat alle donaties nog effectiever besteed kunnen worden. Het RSIN van Stichting Fight cancer is 852969284.

Artikel 3. INSCHRIJVING

De inschrijving start op 1 april 2019 en sluit voor zowel de individuele deelnemers als ook voor de bedrijven- en vriendenteams op 15 september 2019, tenzij de Stichting Fight cancer besluit deze data aan te passen.
Er kunnen maximaal 500 Deelnemers meedoen, bestaande uit individuele deelnemers, bedrijven- en vriendenteams, tenzij de lokale organisatie van Swim to Fight Cancer Eindhoven besluit om dit aantal aan te passen.
Er kunnen maximaal 50 Teams meedoen, tenzij de lokale organisatie van Swim to Fight Cancer Eindhoven besluit dit aantal aan te passen.
Aan de Kids Swim kunnen maximaal 100 deelnemers meedoen, met ieder een begeleider (dus in totaal 200 personen), tenzij het bestuur van de Stichting Fight Cancer Eindhoven besluit dit aantal aan te passen. Met inachtneming van de veiligheidsrisico’s kan worden afgeweken van de inzet van een begeleider.
Deelnemers jonger dan 18 jaar kunnen alleen meedoen bij schriftelijke goedkeuring van hun ouder en/of verzorger. Hiertoe dient een 'ouderverklaring' te worden ingevuld. Deze verklaring wordt ingevuld tijdens de inschrijving.
De inschrijving is pas definitief wanneer het inschrijfgeld uiterlijk betaald is op 15 september 2019 voor zowel de individuele deelnemers als voor de bedrijven- en vriendenteams, tenzij het bestuur van de lokale organisatie besluit deze uiterlijke inschrijftermijn aan te passen.

Artikel 4. DEELNAME

Iedere Deelnemer wordt bij registratie op 15 september 2019 verplicht het Deelnemersreglement te ondertekenen waarbij hij/zij akkoord gaat met deelname op eigen risico.
Elke individuele Deelnemer die zich individueel inschrijft, betaalt €75,- inschrijfgeld (incl. btw) en spant zich in om minimaal €250 donatiegeld via zijn/haar persoonlijke donatiepagina op te halen t.b.v. de Stichting Fight cancer.
Een Deelnemer aan de ca. 2000m lange zwemtocht is minimaal 16 jaar, mag niet zwanger zijn en mag geen gezondheidsproblemen hebben. Tevens is een deelnemer minimaal in het bezit van de zwemdiploma’s A en B. Aan elke Deelnemer zal voor de start worden gevraagd zulks te verklaren. Tenzij de Organisatie in overeenstemming met Fight cancer anders heeft besloten.
Een Deelnemer is verplicht een geldig legitimatiebewijs op de dag van het Evenement (15 september 2019) bij zich te hebben. Tezamen met het inschrijvingsbewijs vormt dit de toelating tot de registratielocatie.
Het inschrijfgeld wordt direct bij inschrijving ingehouden via het betalingssysteem op www.swimtofightcancer.nl/Eindhoven Is de betaling niet binnen 5 dagen na inschrijving voldaan, dan vervalt het deelnamerecht.
Is een individuele Deelnemer vanwege familieomstandigheden of gezondheidsproblemen verhinderd om op 15 september 2019 te verschijnen, dan zal, na overhandiging van een rechtsgeldige verklaring, het inschrijfgeld worden geretourneerd. Deelnemer dient hiertoe via info@fightcancer.nl contact op te nemen met de Organisatie.
Het donatiegeld wordt rechtstreeks gedoneerd via de persoonlijke pagina van de Deelnemer. Het donatiegeld dient uiterlijk 2 weken na het Evenement overgemaakt te zijn.
Het donatiegeld wordt aan de Deelnemer gekoppeld en komt rechtstreeks op de donatiegeldrekening met rekeningnummer NL 34 RABO 0327 7423 64 t.n.v. Stichting Fight cancer.
Deelnemers die niet hebben voldaan aan de inspanningsverplichting om minimaal €250 op te halen, kunnen eventueel bij de eerstvolgende editie van Swim to Fight Cancer Eindhoven worden uitgesloten van deelname.
Startbewijzen mogen niet worden afgenomen om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet.
Bijkomende voorwaarden voor deelname via Bedrijven- Vrienden Teams.

Een Bedrijventeam bestaat uit maximaal 5 Deelnemers van personen die 16 jaar of ouder zijn.
Een Vriendenteam bestaat uit maximaal 8 Deelnemers van personen die 16 jaar of ouder zijn. Tenzij de lokale organisatie van Swim to Fight Cancer Eindhoven in overleg met Stichting Fight cancer anders besloten heeft.
Een Bedrijventeam betaalt €1.000 (excl. btw) inschrijfgeld. Deze betaling geschiedt via de website swimtofightcancer.nl/eindhoven of via een factuur. Een vriendenteam betaalt per Deelnemer € 75,- incl. btw. Alle overige Deelnemers betalen € 75,- inschrijfgeld incl. btw.
Is de betaling niet binnen 14 dagen na inschrijving (of in geval van factuur na ontvangst factuur) juist voldaan, dan vervalt het deelnamerecht.
(Bedrijven- of Vrienden) Teams conformeren zich, naast het voldoen van het inschrijfgeld, aan de inspanningsverplichting minimaal €250 per Deelnemer aan donatiegelden te werven. Dit kan via de teampagina op de website van Swim to Fight Cancer Eindhoven. De minimale donatiegelden van €250 per Deelnemer dienen uiterlijk 2 weken na het Evenement te zijn overgemaakt. Additionele donaties kunnen tot maximaal een maand na het Evenement worden gedaan.
(Bedrijven- of Vrienden) Teams die niet aan de donatieverplichting van €250 per Deelnemer hebben voldaan, kunnen worden uitgesloten van deelname bij een volgende editie.
(Bedrijven- of Vrienden) Teams die de donatiegelden in één keer willen afkopen dienen contact op te nemen met de Organisatie via info@fightcancer.nl
(Bedrijven- of Vrienden) Teams mogen niet worden afgenomen om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet.
Per organisatie mogen er maximaal 10 Teams worden ingeschreven. Indien een bedrijf met meer Teams wil participeren, dient er contact te worden opgenomen met de Organisatie.
 

Bijkomende voorwaarden voor deelname aan de Kid's Swim.

Op 15 september 2019 vindt ook de Kid's Swim plaats voor kinderen in de leeftijdscategorie 10 t/m 15 jaar. Tenzij de Organisatie in overeenstemming met Stichting Fight cancer anders is overeengekomen.
Met ieder kind mag een begeleider meezwemmen. De Organisatie heeft in overleg met de Stichting Fight cancer de veiligheidsoverwegingen hierbij in acht genomen. Iedere begeleider van het kind wordt bij registratie verplicht een verklaring te ondertekenen (aanvinken) waarbij hij/zij akkoord gaat met deelname op eigen risico. In deze disclaimer zal in het bijzonder aandacht worden gevraagd voor risico’s gemoeid met waterkwaliteit, en de risico’s van aanvaringen. Deze verklaring kan op de dag zelf worden ingevuld.
Het inschrijfgeld voor de Kid's Swim van Swim to Fight Cancer Eindhoven bedraagt € 25,- voor kind èn begeleide. Het kind spant zich in om minimaal € 100 sponsorgeld via zijn/haar persoonlijke donatiepagina op te halen t.b.v. de stichting Fight cancer.
Er kunnen maximaal 100 kinderen met begeleiders (dus 200 totaal) meedoen, tenzij de Organisatie besluit om dit aantal aan te passen.
Een Deelnemer (zowel kind als begeleider) is verplicht een geldig legitimatiebewijs op de dag van het Evenement bij zich te hebben. Tezamen met het inschrijvingsbewijs vormt dit de toelating tot de registratielocatie.
Het inschrijfgeld wordt direct bij inschrijving ingehouden via het betalingssysteem op www.swimtofightcancer.nl. Is de betaling niet binnen 5 dagen na inschrijving voldaan, dan vervalt het deelnamerecht.
Is een individuele Deelnemer vanwege familieomstandigheden of gezondheidsproblemen verhinderd om op de dag van het Evenement te verschijnen, dan zal, na overhandiging van een rechtsgeldige verklaring, het inschrijfgeld worden geretourneerd. Deelnemer dient hiertoe via info@fightcancer.nl contact op te nemen met de Organisatie.
Het donatiegeld wordt rechtstreeks gedoneerd via de persoonlijke pagina van het kind. Het donatiegeld dient uiterlijk 2 weken na een swim overgemaakt te zijn.
Het donatiegeld wordt aan het kind gekoppeld en komt rechtstreeks op de donatiegeldrekening met rekeningnummer NL 34 RABO 0327 7423 64 van de Stichting Fight cancer Deelnemende kinderen aan de Kids Swim die niet hebben voldaan aan de inspanningsverplichting om minimaal €100 op te halen, kunnen eventueel bij de eerstvolgende editie van Swim to Fight Cancer worden uitgesloten van deelname.
Startbewijzen mogen niet worden afgenomen om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet.

Artikel 5. KLEDING

We raden aan om een wetsuit te dragen. Als de watertemperatuur lager is dan 18 graden Celcius, dan is een wetsuit verplicht.
Het dragen van de door de Organisatie verstrekte badmuts is verplicht, evenals (mits van toepassing) het dragen van een chip voor tijdsregistratie, hetzij met een enkelband, polsband of in de badmuts. De door de Organisatie verstrekte badmuts dient tijdens de gehele route, van start tot en met finish, geheel zichtbaar gedragen te worden.
De kleding (inclusief eventuele attributen) die door de Deelnemers gedragen worden, dienen de veiligheid van de Deelnemer zelf, alsmede de overige Deelnemers, niet in gevaar te brengen. De Organisatie zal hierop toezien en de Deelnemer is verplicht de aanwijgingen van de Organisatie op te volgen.

Artikel 6. VOORBEHOUD WIJZIGINGEN

Stichting Fight cancer of de Organisatie behoudt zich het recht voor om te allen tijde wijzigingen aan te brengen in het programma van het Evenement Swim to Fight Cancer Eindhoven
De Organisatie behoudt zich het recht voor om bij onverwacht slecht weer of onvoorzienbare omstandigheden het Evenement te annuleren of uit te wijken naar een alternatieve locatie of alternatieve starttijd / datum. Inschrijfgelden worden bij annulering retour gestort onder aftrek van gemaakte kosten door de Organisatie en kosten voor het betalingsverkeer. Donatiegelden komen ten goede aan de Stichting Fight cancer, direct, of na afloop van het volgende Evenement Swim to Fight Cancer Eindhoven.

Artikel 7. AANSPRAKELIJKHEID

Deelname aan het Evenement Swim to Fight Cancer Eindhoven alsmede de Kid's Swim is te allen tijde geheel op eigen risico.
De Organisatie alsook de sponsorende bedrijven zijn op geen enkele manier aansprakelijk voor enig letsel of enige schade van welke aard dan ook, met inbegrip van directe, bijzondere, indirecte of gevolgschade, die zou kunnen ontstaan of ontstaan is vooraf, tijdens of na afloop van bezoek aan of deelname aan het Evenement Swim to Fight Cancer Eindhoven op 15 september 2019 (of alternatieve datum zie Artikel 6) of op of tijdens de side events op 15 september 2019 (of alternatieve datum zie Artikel 6).
De Deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen schade aangebracht aan anderen en/of eigendommen van anderen. De aangewezen verzekering hiervoor is een Aansprakelijkheidsverzekering Particulier (AVP). Daarnaast dient de Deelnemer te beschikken over een adequate reis- en ziektekostenverzekering.
De Deelnemer moet verzekerd zijn voor deelname aan een sportieve prestatie. Indien de verzekeringsmaatschappij van de Deelnemer dit heeft uitgesloten dan dient de Deelnemer zich hiervoor apart te verzekeren.

Artikel 8. PORTRETRECHT

Deelnemer verleent bij voorbaat toestemming aan de Organisator voor openbaarmaking van tijdens of rond het Event gemaakte foto’s en beeldmateriaal en dergelijke, waarop de Deelnemer zichtbaar is voor promotionele doeleinden van de Organisatie, zonder daarvoor een vergoeding te ontvangen. Zie ook het privacy statement op de website van Swim to Fight Cancer Eindhoven.
Deelnemers kunnen een herroeping doen op de openbaarmaking. Neem hiervoor contact op met de Organisatie.

Artikel 9. PERSOONSGEGEVENS

Aan alle inschrijvers zal, middels een daartoe strekkende verklaring, bij inschrijving worden verzocht om in te stemmen met de verwerking van hun persoonsgegevens, voor zover deze verwerking nodig is voor de Organisatie van het Evenement Swim to Fight Cancer Eindhoven. Alle persoonsgegevens worden door de Stichting Fight cancer conform de Wet bescherming persoonsgegevens vertrouwelijk behandeld. De personen die bij de verplichte invulvelden hebben aangegeven akkoord te gaan met een eenmalige benadering door derden, kunnen door de partners/sponsors van het Swim to Fight Cancer Eindhoven Evenement voor marketingdoeleinden éénmalig benaderd worden.
Inschrijvers hebben ten allen tijde het recht op inzage in, en verwijdering van hun persoonlijke gegevens door contact op te nemen met de Organisatie.

Artikel 10. VEILIGHEID

De Deelnemer moet onverwijld de aanwijzingen van de Swim to Fight Cancer Eindhoven Organisatie opvolgen.

Artikel 11. OVERIGE

In geval van onduidelijkheid in en/of onvolledigheid van deze voorwaarden, besluit het lokaal organiserend comitee in samenspraak met de Stichting Fight cancer wat de handelwijze moet zijn.

VRAGEN?

Heeft u nog vragen? Mail dan naar info@fightcancer.nl

Joan Muyksenweg 64
1114 AN Amsterdam
020 664 3639