Deelnemersreglement

Deelnemersreglement

Artikel 1. Definities.

In dit deelnemersreglement wordt verstaan onder:

• Het Evenement: Light at Night Walk (LaNW) is een nacht wandelevenement, waarbij deelnemers op zaterdagnacht zaterdagnacht 28 maart 2026 over een verlichte route 5 of 18 kilometer wandelen door Amersfoort. De Light at Night Walk vindt plaats in meerdere steden op dezelfde datum. Deelnemers laten zich sponsoren door derden om zo geld op te halen voor kankeronderzoek
• De Deelnemer(s): Geregistreerde personen die deelnemen aan het Evenement.
• Het kernteam (KT): Onder het Kernteam wordt verstaan de lokale organisatoren van het Evenement dat door Stichting Fight cancer officieel is aangesteld voor deze taak. Stichting Fight cancer blijft de eindverantwoordelijke van het Evenement. Het kernteam kan andere instanties en vrijwilligers activeren en bij de lokale Organisatie van het Evenement betrekken. 
• Stichting Fight cancer (FC): Onder het motto Love life. Fight cancer. wil Stichting Fight cancer heel Nederland bewust maken van de noodzaak van kankerbestrijding, ze betrekken bij de strijd tegen kanker en vooral: aansporen tot actie! Iedereen kan een bijdrage leveren door een eigen actie te starten als Fighter, deel te nemen aan een van onze fondsenwervende evenementen die plaatsvinden door het hele land, donateur te worden of door te helpen als vrijwilliger. Met de fondsen die wij werven, financieren wij vooraf geselecteerde kankeronderzoeken en preventies. Fight cancer selecteert zoveel mogelijk baanbrekend onderzoek van jonge onderzoekers of onderzoeken die zich richten op jongvolwassenen. KWF fungeert als vaste partner om deze gelden en onderzoeken te managen. Fight cancer heeft deANBI-status. Kijk voor meer informatie over de stichting op fightcancer.nl.
• Bedrijventeam(s): Team(s) dat/die conform de daarvoor geldende voorwaarden als deelnemend team aan Light at Night Walk Amersfoort

Artikel 2. Het evenement

• Light at Night Walk (LaNW) is een evenement van Stichting Fight cancer (FC)
  • LaNW is een nacht wandelevenement, waarbij deelnemers over een verlichte route een nachtwandeling van 5 of 18 kilometer maken door Amersfoort. De Light at Night Walk vindt plaats in meerdere steden op dezelfde datum. Deelnemers laten zich sponsoren door derden om zo geld op te halen voor kankeronderzoek
  • LaNW is geen officiële wedstrijd
  • LaNW zal plaatsvinden op zaterdagnacht 28 maart te
  • LaNW kan alleen doorgaan als de benodigde vergunningen door de betrokken instanties op tijd zijn afgegeven, indien nodig in de desbetreffende gemeente.

• Kernteam
  • De organisatie van de LaNW wordt gedaan door een lokaal kernteam (KT)
  • KT kan andere instanties en vrijwilligers activeren en bij de organisatie betrekken
  • FC is eindverantwoordelijk en werkt nauw samen met KT om het evenement te doen slagen
  • KT is eindverantwoordelijk voor de juiste invulling van de programmering, de financiën, werving van deelnemers, voldoende fondsenwerving door de deelnemers en de marketing met o.a. het promoten van het evenement en het bijhouden van de social mediakanalen en de website lightatnightwalk.nl/amersfoort of https://www.fightcancer.nl/event/light-at-night-walk-amersfoort.
  • Het KT behoudt zich het recht om te allen tijde wijzigingen aan te brengen in het programma van het Evenement.

Artikel 3. Deelnemers

• Elke individuele Deelnemer vanaf 16 jaar betaalt €15- inschrijfgeld (incl. btw) om mee te doen aan de LaNW (early bird tarief: €9). Kinderen tot en met 15 jaar hoeven geen inschrijfgeld te betalen, zij doen gratis mee. Het is verplicht voor kinderen onder de 15 jaar om met een begeleider te wandelen.
  • We gaan uit van een maximaal aantal deelnemers van 499. We hanteren het vol = vol principe
  • De inschrijving voor deelnemers sluit 20 maart 2026tenzij KT besluit deze datum te wijzigen
  • Als een deelnemer zich inschrijft, geeft hij of zij automatisch akkoord op het deelnemersreglement waarbij hij of zij akkoord gaat dat de deelname is op eigen risico. Noch Stichting Fight cancer, noch het organiserende kernteam noch één van de medewerkers van Fight cancer kan aansprakelijk gesteld worden voor letsel en/of schade van welke aard dan ook.
  • Indien Deelnemer een medische, fysieke of mentale beperking heeft die van invloed kan zijn op de veiligheid van Deelnemer zelf of die van andere tijdens het evenement, is Deelnemer verplicht dit voorafgaand aan inschrijving schriftelijk te melden bij Organisatie. Op basis van de verstrekte informatie zal Organisatie bepalen of deelname mogelijk is (en onder welke voorwaarden). Indien blijkt dat Deelnemer geen melding heeft gemaakt van een beperking, behoudt de Organisatie het recht om deelname te ontzeggen, zowel voorafgaand aan als tijdens het evenement.
  • Iedere Deelnemer die zich inschrijft, spant zich in om minimaal €350 donatiegeld via zijn/haar persoonlijke donatiepagina op te halen.
  • Indien de Deelnemer op de dag van het Evenement jonger is dan 16 jaar en niet meeloopt met zijn/haar ouders/voogd, kan er door de Organisatie worden gevraagd om een vrijwaringsverklaring voor deelname te overhandigen, ondertekend door de ouders/voogd van de Deelnemer.
  • Het inschrijfgeld wordt direct bij inschrijving ingehouden via het betalingssysteem op lightatnightwalk.nl/amersfoort of https://www.fightcancer.nl/event/light-at-night-walk-amersfoort. Is de betaling niet binnen 5 dagen na inschrijving voldaan, dan vervalt het deelnamerecht.
  • Een Deelnemer is verplicht op de dag van het Evenement een geldig legitimatiebewijs bij zich te hebben
  • Startbewijzen mogen niet worden afgenomen om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet
    • Het KT behoudt het recht om een deelnemer te laten verwijderen voorafgaand/van het Evenement wanneer hier gegronde reden toe is
  • Deelnemer moet onverwijld de aanwijzingen van het KT opvolgen.

Bijkomende voorwaarden voor deelname via Businessteams

• Een Businessteam betaalt per 10 deelnemers €500,- excl BTW, en krijgt daar conform de afspraken zoals benoemd op lightatnightwalk.nl/amersfoort of https://www.fightcancer.nl/event/light-at-night-walk-amersfoort extra zichtbaarheid voor terug.
• Is de betaling niet binnen 14 dagen na inschrijving (of in geval van factuur na ontvangst factuur) juist voldaan, dan vervalt het deelnamerecht.
• Businessteams conformeren zich, naast het voldoen van het inschrijfgeld, aan de inspanningsverplichting minimaal €350 per deelnemer aan donatiegelden te werven.
• Businessteams mogen niet worden afgenomen om door derden voor promotionele of commerciële doeleinden te worden ingezet. 

Artikel 4: Donaties

• Alle kosten en baten lopen via een rekening van FC. Hierop komen alle donaties, sponsorgelden en eventuele subsidies binnen. De kosten van het evenement worden hiervan betaald. Aan het einde van het evenement wordt het eindbedrag, bestemd voor kankeronderzoek bekendgemaakt;
• Op de donatieteller op de homepage van Amersfoort (lightatnightwalk.nl/amersfoort of https://www.fightcancer.nl/event/light-at-night-walk-amersfoort) zal het brutobedrag aan donaties zichtbaar zijn. Hiervan worden de kosten van het evenement nog afgehaald. Het eindbedrag is dan zichtbaar.
• De Belastingdienst heeft Stichting Fight cancer aangemerkt als Algemeen Nut Beogende Instelling, waarmee wij de ANBI-status hebben verkregen. Dit levert fiscaal voordeel op: Donateurs van een ANBI mogen hun giften aftrekken van de inkomsten- of vennootschapsbelasting en Stichting Fight cancer hoeft over donaties geen schenkingsrecht te betalen. Dat betekent dat alle donaties nog effectiever besteed kunnen worden. Het RSIN van Stichting Fight cancer is 852969284.

Artikel 5: Aansprakelijkheid

• Het KT, sponsorende bedrijven en FC zijn op geen enkele manier aansprakelijk voor enig letsel of enige schade van welke aard dan ook, met inbegrip van directe, bijzondere, indirecte of gevolgschade, die zou kunnen ontstaan of ontstaan is vooraf, tijdens of na afloop van bezoek aan of deelname aan het Evenement (of alternatieve datum zie Artikel 5) en daarbij behorende andere activiteiten
• Deelnemer dient afdoende verzekerd te zijn tegen aangebrachte schade aan anderen en/of eigendommen van anderen. De aangewezen verzekering hiervoor is een Aansprakelijkheidsverzekering Particulier (AVP). Daarnaast dient de Deelnemer te beschikken over een adequate ziektekostenverzekering
• Deelnemer moet verzekerd zijn voor deelname aan een sportieve prestatie. Indien de verzekeringsmaatschappij van de Deelnemer dit heeft uitgesloten dient de Deelnemer zich hiervoor apart te verzekeren.

Artikel 6: Wijzigingen

• Kernteam behoudt zich het recht om te allen tijde wijzigingen aan te brengen in het programma van het evenement
• Kernteam behoudt zich het recht om bij onverwacht slecht weer of onvoorzienbare omstandigheden uit te wijken naar een alternatieve locatie of alternatieve starttijd/datum. Inschrijfgelden worden bij annulering teruggestort onder aftrek van gemaakte kosten door het kernteam en kosten voor het betalingsverkeer. Donatiegelden komen altijd ten goede aan de Stichting Fight cancer.

Artikel 7: Portretrecht

• Deelnemer verleent bij voorbaat toestemming aan het KT voor openbaarmaking van tijdens of rond het Evenement gemaakte foto’s en beeldmateriaal en dergelijke, waarop de deelnemer zichtbaar is voor promotionele doeleinden van het Kernteam en Stichting Fight cancer zonder daarvoor een vergoeding te ontvangen. Zie ook het privacy statement op de website van het evenement.
• Deelnemers kunnen een herroeping doen op de openbaarmaking. Hiervoor kan schriftelijk contact opgenomen worden met het KT.

Artikel 8: Persoonsgegevens

• Door akkoord te gaan met dit deelnemersreglement als ook met het Privacy statement dat bij de inschrijving reeds akkoord is bevonden, stemt deelnemer in met de verwerking van hun persoonsgegevens, voor zover deze verwerking nodig is voor de lokale Organisatie en Stichting Fight cancer. Alle persoonsgegevens worden door Stichting Fight cancer conform de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming vertrouwelijk behandeld. Met deze instemming kan Deelnemer ook benaderd worden door Stichting Fight cancer met doelgerichte boodschappen gerelateerd aan het Evenement. 
• Deelnemers hebben te allen tijde het recht op inzage in, en verwijdering van hun persoonlijke gegevens door contact op te nemen met het Kernteam.

Artikel 9: Overig

In geval van onduidelijkheid in en/of onvolledigheid van deze voorwaarden, besluit het lokaal organiserend comité in samenspraak met Stichting Fight cancer wat de handelwijze moet zijn.

Voor vragen graag mailen naar info@fightcancer.nl